Guide de démarrage avec les agents personnalisés pour les administrateur·rices

Votre équipe a déjà commencé à repérer les tâches répétitives qu’elle souhaite automatiser : tâches récurrentes, transferts manuels et mêmes questions qui reviennent sans cesse. Les agents personnalisés sont là pour ça.

En tant qu’administrateur·rice, votre rôle est de préparer votre équipe à réussir et d’assurer le bon déroulement des opérations à mesure que les agents personnalisés se développent. Quelques choix réfléchis dès maintenant permettront à votre équipe d’agir rapidement tout en conservant une visibilité sur les dépenses.

Ce guide vous accompagne en trois phases :

• Préparer le terrain : comprenez ce qui génère des coûts, achetez des crédits et choisissez qui crée en premier.

• Surveiller et ajuster : suivez ce que vos agents produisent et optimisez au fur et à mesure.

• Évoluez en toute confiance : tirez parti des premiers succès et élargissez l’accès à davantage d’équipes.

Avant de créer son premier agent personnalisé, il est important de maîtriser les aspects économiques, de choisir qui doit le créer et de mettre en place les garde-fous adaptés. Voyez ça comme une préparation du terrain pour que votre équipe puisse agir rapidement une fois lancée.

Avant d’estimer le nombre de crédits à acheter, il est utile de comprendre pourquoi un agent coûte plus cher qu’un autre.

Trois facteurs principaux déterminent le nombre de crédits utilisés à chaque exécution :

• Le volume de contenu que l’agent consulte : la recherche de contenus supplémentaires, la lecture de pages plus longues ou l’analyse de bases de données plus volumineuses consomment plus de crédits.

• Le nombre d’étapes nécessaires : chaque action effectuée par l’agent augmente le coût. Un simple agent de répartition coûte moins cher par exécution qu’un agent qui cherche, rédige et envoie des notifications.

• La cadence d’exécution : un agent déclenché toutes les heures utilisera beaucoup plus de crédits sur un mois qu’un agent qui s’exécute une fois par semaine.

Souvent, un petit ajustement sur l’un de ces facteurs suffit à optimiser les coûts sans modifier ce que l’agent produit.

Les crédits se renouvellent chaque mois : vous devez donc évaluer ce que vos agents utiliseront sur cette période. Le moyen le plus fiable d’obtenir ce chiffre est de consulter votre historique d’utilisation.

Ouvrez votre tableau de bord des crédits Notionpour voir quels agents ont été exécutés et combien de crédits chacun a consommés. C’est votre base de référence pour effectuer un premier achat en toute confiance.

Voici quelques conseils pour adapter votre configuration à vos besoins :

• Commencez par vos agents les plus utilisés : Identifiez les agents personnalisés sur lesquels votre équipe compte le plus. Ces agents représenteront probablement la majorité de vos dépenses et vous fourniront une base de référence solide.

• Tenez compte de la fréquence, pas seulement de la complexité : un simple agent qui s’exécute toutes les heures peut coûter plus cher au fil du temps qu’un agent complexe qui s’exécute une fois par semaine. Multipliez le coût par exécution par le nombre d’exécutions mensuelles prévues pour obtenir une estimation plus précise.

• Faites le point au début de chaque mois : l’utilisation évoluera à mesure que votre équipe créera et perfectionnera les agents. Au début, consultez votre tableau de bord chaque mois vous aide à ajuster le tir. Une fois que les choses se sont stabilisées, vous pouvez effectuer des vérifications moins fréquentes.

Lorsque vous êtes prêt·e, cliquez sur Ajouter des crédits Notion dans le tableau de bord. Vous verrez des paliers prédéfinis allant de quelques centaines à plusieurs milliers de crédits. Si vous travaillez avec un ou une gestionnaire de compte, cette personne peut vous aider à planifier et à explorer des options supplémentaires.

Il est tentant de permettre à tout le monde de créer des agents dès le départ, mais commencer par un groupe plus restreint vous aide à poser des fondations solides.

• Commencez à petite échelle : choisissez une poignée de responsables d’équipe avec des cas d’usage clairs en automatisation. Donnez-leur l’espace nécessaire pour créer et perfectionner les premiers agents.

• Découvrez ce qui fonctionne : vous verrez rapidement quels flux de travail génèrent de la valeur et quels garde-fous sont nécessaires. Transformez ces premiers succès en un guide pratique.

• Évoluez en toute confiance : développez progressivement pour que chaque créateur·rice s’appuie sur des modèles éprouvés et que votre équipe puisse agir plus rapidement au fil du temps.

Pour contrôler l’accès à la création, rendez-vous dans Paramètres → IA de Notion → Agents. Vous pouvez l’ouvrir à tout le monde ou le limiter à des groupes spécifiques. Pour en savoir plus, consultez Partage et autorisations des agents personnalisés.

Les limites de crédits par agent donnent à vos créateur·rices la liberté de créer et d’itérer tout en maîtrisant les dépenses globales. Vous définissez un plafond, et si un agent l’atteint, il se met automatiquement en pause et le ou la créateur·rice reçoit une notification pour pouvoir ajuster.

Voici quelques conseils pour fixer les bonnes limites :

• Commencez par l’utilisation réelle, en prévoyant une petite marge de sécurité : il est facile d’augmenter une limite une fois qu’un agent a prouvé sa valeur. Faites le point au début de chaque mois, puis ajustez au fur et à mesure que l’utilisation devient plus prévisible.

• Avec le forfait Enterprise, définissez une limite par défaut pour tous les agents : par exemple, vous pouvez commencer avec un plafond de 1000 crédits pour chaque agent. Cela vous offre une large couverture sans avoir à configurer chaque agent individuellement, tout en laissant la possibilité d’augmenter les limites si nécessaire.

• Partagez la responsabilité avec les créateur·rices : ils et elles peuvent fixer des limites à leurs propres agents, donc tout ne repose pas sur vous. En cas de besoin, une augmentation peut être demandée directement dans le produit, et vous recevrez une demande à examiner et approuver.

Lorsque vous définissez une limite de crédits, le ou la créateur·rice reçoit une notification pour savoir exactement où en sont les choses.

Une fois que vos premiers agents seront opérationnels, vous commencerez à voir ce qu’ils apportent réellement. Certains deviendront des outils incontournables pour votre équipe ; d’autres pourraient nécessiter un ajustement pour trouver leur rythme. Votre tableau de bord des crédits vous aide à identifier les deux cas de figure. Il indique quels agents sont actifs et où se concentrent les dépenses. Si quelque chose semble anormal, cliquez pour examiner de plus près.

Des informations par agent seront bientôt disponibles. Chaque agent affiche son coût par exécution, son taux de réussite et sa consommation. Les créateur·rices peuvent également voir ces informations, vous n’êtes donc pas seul·e à garder un œil sur la situation.

Quelques signaux à surveiller :

• Les crédits augmentent au fil du temps : le périmètre de l’agent est peut-être trop large. Limitez ce que l’agent consulte ou réduisez sa cadence d’exécution. De petits ajustements à ce niveau peuvent faire toute la différence.

• Faible taux de réussite ou échecs fréquents : vérifiez les exécutions récentes pour voir ce qui ne fonctionne pas. Préciser les instructions ou simplifier les étapes est généralement efficace.

• Faible utilisation : si un agent n’est pas utilisé, il se peut qu’il ne résolve pas le bon problème. Envisagez de l’interrompre et de revoir le cas d’usage.

Notion vous avertit lorsque votre espace de travail atteint 80 % et 100 % de ses crédits mensuels, afin que vous ayez le temps d’agir avant que quoi que ce soit ne soit interrompu.

Si l’utilisation est plus élevée que prévu, vous pouvez :

• Recharger vos crédits pour assurer le bon fonctionnement pendant le reste du mois.

• Augmenter vos crédits mensuels si ce niveau de consommation est appelé à durer.

Réagir dès le seuil de 80 % vous permet d’anticiper et d’éviter toute interruption.

Si quelque chose nécessite un examen plus approfondi, vous pouvez désactiver un agent dans Paramètres → IA de Notion → Agents pour examiner.

Vos premiers agents vous ont fourni des données concrètes et de vrais résultats. Vous êtes donc bien placé·e pour développer de manière réfléchie.

• Revoir son budget de crédits : vos premiers agents sont votre meilleur outil de prévision. Appuyez-vous sur leur consommation réelle pour évaluer vos besoins en toute confiance lors de votre prochain achat.

• Élargir l’accès à la création : votre groupe pilote a prouvé ce qui fonctionne. Envisagez d’ouvrir la création à davantage d’équipes, en vous appuyant sur vos apprentissages pour définir des lignes directrices plus claires pour les créateur·rices.

• Partager ce qui a fonctionné : documentez les agents qui ont donné de bons résultats, la nature des instructions et les cas particuliers. Lorsqu’une autre équipe souhaite créer quelque chose de similaire, elle part d’un modèle éprouvé au lieu de repartir de zéro.